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1.儀器設備檔案需要放哪些內容
儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個(gè)方面的內容: (1)設備及其軟件的識別； (2)制造商名稱(chēng)、型號、出廠(chǎng)編號; (3)對設備是否符合規范的核查; (4)儀器設備存放的位置; (5)制造商的說(shuō)明書(shū)，或指明其存放地點(diǎn); (6)所有檢定/校準、核查報告和證書(shū); (7)設備維護計劃以及維護記錄； (8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。 儀器設備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續的過(guò)程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購、驗收、使用、維護、維修等環(huán)節形成的文件材料，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個(gè)過(guò)程的狀態(tài)信息。 2.儀器設備檔案管理中存在的問(wèn)題 2.1檔案管理制度不完善 部分檢驗檢測實(shí)驗室沒(méi)有根據自身情況，創(chuàng )建有效的儀器設備檔案管理制度，明確相關(guān)部門(mén)以及人員職責，缺乏有效的檔案管理監管機制。 2. 2檔案管理意識不強 儀器設備檔案管理意識不強，主要體現在部分檢驗檢測實(shí)驗室，雖然制定了相應的檔案管理規程，但因對儀器設備檔案管理工作的重要性認識不足，導致相關(guān)制度形同虛設，儀器設備檔案工作落實(shí)不到位。 2. 3檔案管理人員隊伍力量薄弱 目前，部分實(shí)驗室的儀器使用部門(mén)都沒(méi)有設置儀器設備檔案管理員。部分實(shí)驗室雖然在儀器使用部門(mén)設置了儀器設備檔案管理員，但由于缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識、不清楚究竟應該怎樣進(jìn)行設備檔案管理工作，無(wú)法正確的、及時(shí)地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外，實(shí)驗人員流動(dòng)變化大，有時(shí)候會(huì )存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。 2. 4檔案利用率低 目前儀器設備檔案的一個(gè)比較大的問(wèn)題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設備招標采購及驗收相關(guān)材料，隨后使用過(guò)程中形成的檢定/校準/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動(dòng)材料收集不完全或未收入檔案。 另外，因大部分檢驗檢測實(shí)驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質(zhì)材料的階段，檔案查詢(xún)不方便。 3.針對儀器檔案管理問(wèn)題的解決對策 針對儀器設備檔案管理存在的問(wèn)題，檢驗檢測機構可采取以下對策: 3. 1完善制度，規范儀器設備檔案管理 檢驗檢測實(shí)驗室根據自身情況創(chuàng )建有效的儀器設備檔案管理制度，規范儀器設備檔案管理。例如，制定嚴格的檔案管理操作程序，規范儀器設備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷(xiāo)毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式，明確歸檔內容、歸檔時(shí)間、檔案存放場(chǎng)地的環(huán)境設施要求、儀器設備使用及管理部門(mén)的任務(wù)分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實(shí)驗室還應制定監督和考核機制，以便對儀器設備檔案管理工作進(jìn)行檢查和督促。 3. 2提高儀器設備檔案重要性的認識 首先，需要檢驗檢測實(shí)驗室的領(lǐng)導帶頭提高對儀器設備檔案重要性的認識，了解儀器設備檔案管理對于實(shí)驗室管理的重要作用。其次，實(shí)驗室可通過(guò)培訓、貼宣傳資料等方式，有針對性地宣傳檔案意義及本實(shí)驗室儀器設備檔案管理的體系文件，普及儀器設備檔案管理知識，提升員工儀器設備檔案管理意識。 3. 3加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設 儀器設備從招標采購到報廢，周期很長(cháng)，期間涉及多部門(mén)、人員，因此做好儀器設備檔案管理工作需要相關(guān)部門(mén)合力才能完成。檢驗檢測實(shí)驗室可以組建一支由儀器設備管理部門(mén)總管，儀器使用部門(mén)派人協(xié)助的儀器設備檔案管理隊伍。利用各部門(mén)在儀器設備檔案管理中分工的不同，有機協(xié)調地進(jìn)行儀器設備檔案的建立到銷(xiāo)毀整個(gè)過(guò)程的收集、歸檔工作，實(shí)現儀器設備的動(dòng)態(tài)管理。 定期組織人員進(jìn)行檔案管理學(xué)習及培訓，強化人員儀器設備檔案管理能力，加深各個(gè)部門(mén)的儀器設備檔案管理員對自身崗位職責的理解，比如，儀器管理部門(mén)的檔案管理員，應積極主動(dòng)與儀器使用部門(mén)的檔案管理員進(jìn)行聯(lián)系，及時(shí)收集并歸檔儀器設備在安裝調試及使用過(guò)程中產(chǎn)生的一系列記錄資料。 組織應制定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。 3. 4建立動(dòng)態(tài)的儀器設備臺賬 儀器設備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗檢測實(shí)驗室需建立可以實(shí)時(shí)更新的儀器設備臺賬，尤其是電子臺賬，方便使用者查閱及統計儀器相關(guān)信息。臺賬信息包括儀器設備的名稱(chēng)、型號、生產(chǎn)廠(chǎng)家、出廠(chǎng)編號、使用部門(mén)、購置日期、固定資產(chǎn)編號、采購價(jià)格、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態(tài)、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時(shí)可以應對各項報表，包括經(jīng)常統計的固定資產(chǎn)總價(jià)值、報廢的設備統計總表等。 3. 5嚴格檔案的借閱制度 為了保證儀器設備檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收制度，避免其丟失。經(jīng)常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術(shù)文件，在辦理歸檔手續后，可復印相關(guān)材料給使用部門(mén):如果復印比較困難的，可在使用部門(mén)辦理檔案借閱登記后，將相關(guān)材料長(cháng)期保存在使用部門(mén)，由使用部門(mén)派專(zhuān)人保管。 3. 6推進(jìn)儀器設備檔案數字化管理 隨著(zhù)計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰。在滿(mǎn)足實(shí)驗室管理體系對儀器設備檔案管理的要求的前提下，檢驗檢測實(shí)驗室要充分利用現代技術(shù)改造傳統的檔案管理方式，可根據自身實(shí)際情況利用電子科技技術(shù)，開(kāi)發(fā)建立儀器設備檔案數字信息數據庫，包含儀器設備臺賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理系統，逐步實(shí)現儀器設備檔案管理的數字化、網(wǎng)絡(luò )化，從而提高檔案的利用率，滿(mǎn)足使用者快捷地查詢(xún)各種設備儀器檔案資料的實(shí)際需要。